화성시 기록관 운영 규정

제정 2008. 12. 12 훈령 제119호

일부개정 2017.  8.  4 훈령 제214호

전부개정 2021. 10. 14 훈령 제259호

화성시 기록관 운영 규정

화성시 기록관 운영 규정

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 화성시 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(소속 및 인원구성) ① 화성시 기록관(이하 “기록관”이라 한다)은 행정지원과에 두며, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 행정지원과장이 된다.

② 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 인력을 배치하여야 한다.

제3조(기록관장의 업무) ① 기록관장은 다음 각 호의 업무를 총괄한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행

2. 기록물 수집ㆍ관리 및 활용

3. 기록관리기준표의 관리

4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보

5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관

6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리

7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리

8. 화성시 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리

9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류

10. 기록물 서고 관리

11. 기록물 정수점검 및 실태조사

12. 기록물관리 교육 운영 계획의 수립 및 시행

13. 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원

14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립

15. 기록관의 시설 및 장비관리

16. 기록관리시스템의 설치 및 운영

17. 기록물의 전산화 및 검색ㆍ열람 제공

18. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보

19. 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리

20. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다.

제4조(기록물의 생산) ① 기록관장은 화성시(이하 “시”라 한다)에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.

② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제17조부터 제19조까지의 규정에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산ㆍ등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

제5조(기록물의 등록) ① 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조제4호에 따른 처리과(이하 “처리과”라 한다)의 장은 모든 기록물을 생산ㆍ접수한 때에는 시의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수 등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.

② 기록관장은 기록관에서 직접 수집한 기록물을 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

제6조(기록물의 정리) ① 기록관장은 처리과에서 전년도에 생산ㆍ완결된 기록물에 대하여 매년 2월 말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 확정 등을 실시하여야 한다.

② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산ㆍ완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 매년 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.

③ 기록관장은 시의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제7조(기록물의 이관) ① 처리과의 장은 생산ㆍ완결된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년의 범위에서 보관한 후 매년 기록관에서 지정하는 기간 내에 이관목록과 해당 기록물을 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 기록물이관시기 연장신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.

② 기록관장에 의한 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일부터 10년 내에 처리과에서 업무참고의 목적으로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우에는 지체 없이 기록관장에게 해당 기록물을 이관하여야 한다.

③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계ㆍ인수하는 부서 간에 별지 제1호서식의 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.

제8조(교육 및 지도점검) ① 기록관장은 연 1회 이상 기록물관리 책임자를 소집하여 기록물관리 교육을 실시할 수 있다.

② 기록관장은 처리과의 기록물관리 실태를 확인하기 위해 지도ㆍ점검을 실시하여야 한다.

제9조(화성시 기록물평가심의회) 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결하기 위하여 화성시 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.

1. 기록관리기준표의 단위과제별 보존기간 검토

2. 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기

3. 그 밖에 기록물 평가 및 폐기를 위하여 화성시장(이하 “시장”이라 한다) 또는 위원장이 요청한 사항

제10조(구성) ① 심의회는 위원장 1명을 포함하여 5명 이내의 위원으로 구성한다.

② 위원장은 기록관장이 된다.

③ 위원은 다음 각 호의 사람이 된다. 이 경우 제1호에 따른 위원이 2명 이상 포함되어야 한다.

1. 행정ㆍ문화ㆍ사회ㆍ역사적으로 기록물에 대한 가치평가를 할 수 있는 지식과 경험이 풍부한 사람 중에서 시장이 위촉하는 사람

2. 시 소속 기록물 생산 부서의 장 중에서 평가 및 폐기 대상 기록물의 양이 많은 순서에 따라 심의회 개최 시마다 시장이 지명하는 사람

제11조(위원의 임기) 위원의 임기는 2년으로 한다.

제12조(위원장의 직무) ① 위원장은 심의회를 대표하고, 심의회의 업무를 총괄한다.

② 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 위원장이 미리 지명한 위원이 그 직무를 대행한다.

제13조(회의) ① 심의회의 회의는 시장 또는 위원장이 필요하다고 인정할 때 위원장이 소집한다.

② 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

③ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제2호서식의 기록물 서면심의 의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 참석한 것으로 본다.

제14조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 따라 보안관리를 철저히 하여야 하며, 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하여야 한다.

② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람․견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 사람은 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제15조(긴급사태 시의 대비) 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 화재 또는 천재지변 등 비상사태로부터 보호하기 위하여 재난대비계획을 수립하여 운영하여야 한다.

제16조(점검) 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

1. 보존서고의 각종 전원 및 소화 설비 등 시설물 작동상태 점검

2. 보존기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부 점검

3. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

4. 그 밖에 장비 및 각종 보관 자료의 이상 유무 점검

제17조(열람 및 대출시간) 기록관의 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간과 같이 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제18조(열람 및 대출의 자격) ① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다.

1. 시 직원

2. 다른 기관의 공무원

3. 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하려는 사람

② 제1항제2호 및 제3호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제19조(열람 준수사항) ① 열람은 기록관 열람실 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 안 된다.

1. 기록물을 훼손ㆍ오손 또는 파기하는 행위

2. 열람실 밖으로 무단 반출하는 행위

3. 복사기 등 기록관 시설을 훼손 또는 파괴하는 행위

4. 열람실 안으로 음식물 등을 반입하는 행위

5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

② 기록물을 열람하려는 사람은 별지 제3호서식의 기록물 열람대장을 작성하여야 한다.

제20조(대출) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.

1. 대출은 공무원의 근무시간 내에 함을 원칙으로 할 것

2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 할 것. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차례만 연장할 수 있다.

3. 기록물을 대출하려는 사람은 별지 제4호서식의 기록물 대출ㆍ반납대장을 작성할 것

제21조(대출 기록물의 전대금지) 누구든지 대출받은 기록물을 제3자 또는 다른 기관에 전대할 수 없다.

제22조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 한다. 다만, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우 기록관장은 추가 대출을 금지할 수 있다.

② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납하여야 한다.

1. 휴직, 정직, 퇴직 또는 다른 기관에 전출 예정인 경우

2. 대출기간을 초과하는 휴가, 병가 또는 장기출장 예정인 경우

3. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제23조(열람 및 대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.

1. 「보안업무규정」에 따른 비밀기록물인 경우

2. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

3. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

4. 분실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

5. 그 밖에 기록물의 성질상 열람 및 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제24조(세부사항) 이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.

부칙 (2021. 10. 14 훈령 제259호 전부개정)

제1조(시행일) 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

제2조(다른 규정의 폐지) 「화성시 자료관 운영 규정」은 폐지한다.

■ 화성시 기록관 운영 규정 [별지 제1호서식]

기록물 인계인수서

인계부서
인수부서
인수인계일자
기록물 정보
일련 번호	생산부서명	생산 연도	보존 기간	단위과제	기록물철제목	비고

인계자: 부서명           직급            성명

인수자: 부서명           직급            성명

작성방법

1. “생산부서명”란에는 기록물의 생산 당시 담당부서명을 적습니다.

2. “생산연도”란에는 기록물의 최종 생산연도를 적습니다.

(예시) 2007∼2009년에 생산된 문서인 경우: 2009년

3. “보존기간”란에는 기록물의 역사자료로서의 보존가치를 고려하여 1년, 3년, 5년, 10년, 30년, 준영구, 영구 중 택일하여 책정된 것을 적습니다.

4. “단위과제”란에는 기록물 생산과 관련된 업무의 과제를 적습니다.

■ 화성시 기록관 운영 규정 [별지 제2호서식]

기록물 서면심의 의결서

일 시
안 건
불참사유
검토의견
심의위원	소속	성명	의결내용		서명
			가	부
위 원 장
위 원
위 원
위 원
위 원

■ 화성시 기록관 운영 규정 [별지 제3호서식]

기록물 열람대장

일련 번호	열 람 연월일	열람기록물		열 람 자		열람사유
		관리번호	제 목	소속	성명

■ 화성시 기록관 운영 규정 [별지 제4호서식]

기록물 대출ㆍ반납대장

일련 번호	대 출 연월일	대출기록물		대 출 자		대출사유	반 납
		관리번호	제 목	소속	성명		연월일	확인