오산시 기록관 운영 규정

전문개정 2008년 12월  1일 훈령 제206호

개정 2010년 12월  1일 훈령 제219호

(오산시 행정기구 설치조례 개정에 따른

오산시 조례 제정 및 개폐 청구 사무처리 규정 등의 정비에 관한 규정)

오산시 기록관 운영 규정

오산시 기록관 운영 규정

제1장 총칙

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 오산시 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(설치장소) 오산시 기록관(이하 “기록관”이라 한다)은 시 본청 내에 설치하며, 기록관은 기록물 보존서고(이하 “보존서고”라 한다)ㆍ행정자료실ㆍ기록관리시스템을 포함한다.

제3조(적용범위) 이 규정은 시 본청 및 그 소속 행정기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령의 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정에서 정하는 바에 따른다.

제4조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다.

1. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 갖춘 기구를 말한다.

2. “소속 행정기관”이란 시 직속기관 및 사업소와 동을 말한다.

3. “기록물”이란 시에서 업무수행과 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록 정보자료와 행정박물을 말한다.

4. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 수반되는 모든 활동을 말한다.

5. “기록관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

6. “전자기록생산시스템”이란 「사무관리규정」 제3조제13호에서 제14호까지의 전자문서시스템, 행정정보시스템, 업무관리시스템을 말한다.

7. “행정자료실”이란 간행물과 전문ㆍ교양서적 등의 일반 도서를 비치ㆍ열람할 수 있는 공간과 그 사무공간을 말한다.

제2장 구성 및 분장업무

제5조(소속 및 인원 구성) ① 기록관은 자치행정과 소속으로 하며, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 자치행정과장이 된다.

② 시장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보관리, 보존업무, 그 밖에 행정자료실관리, 문서관리, 간행물관리, 시청각기록물관리, 행정정보공개접수, 기록관리업무시스템 운영 등의 업무수행에 필요한 인원을 배치한다.

제6조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행

2. 기록물 수집ㆍ관리 및 활용

3. 기록관리기준표의 관리

4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보

5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관

6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각

기록물의 관리

7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리

8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리

9. 기록물서고 및 행정자료실 관리

10. 시 본청 및 그 소속 행정기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원

11. 기록관의 시설 및 장비 관리

12. 기록관리시스템의 설치 및 운영

13. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람 제공

14. 비전자 기록물의 전자화

15. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록

16. 기록물의 검색ㆍ열람 제공

17. 정보공개접수 창구

18. 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리

19. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다.

제3장 기록물의 관리

제7조(기록물의 생산) ① 기록관장은 시 본청 및 그 소속 행정기관에서 수행하는 모든 업무 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.

② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제17조에서 제19조까지의 조사ㆍ연구ㆍ검토서와 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

제8조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 한다.

② 기록관장은 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자 기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 각종 기록정보를 신속하게 검색ㆍ활용될 수 있도록 하여야 한다.

제9조(기록물의 정리) ① 기록관장은 시 본청 및 소속 행정기관의 처리과에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월 말까지 공개 여부ㆍ접근 권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.

② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 다음연도 3월 31일까지 기록관의 장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.

③ 기록관장은 시 본청 및 소속 행정기관 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제10조(기록물의 이관) ① 시 본청 및 소속 행정기관의 장은 기록관의 기록물 수집계획에 따라 처리과에서 완결된 기록물에 대하여 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 모든 기록물을 그 목록과 함께 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 기록물에 대하여는 별지 제1호서식에 따른 기록물이관시기 연장신청서를 제출한 후에 보존기간의 기산일로부터 10년 이내의 범위에서 기록물의 이관을 유보할 수 있다.

② 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

제11조(기록물의 보존) 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온ㆍ항습 환경구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제12조(기록물평가심의회 운영 등) ① 기록물의 평가 및 폐기에 대한 사항을 심의하기 위하여 오산시기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.

② 심의회의 위원장은 자치행정국장이 되며, 위원은 위원장을 포함한 5인 이내로 구성하되, 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 소속 공무원과 민간전문가 2인을 포함하여 구성한다.〈개정 2010. 12. 1〉

③ 위원의 임기는 2년으로 하며 연임할 수 있다. 다만, 소속 공무원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다.

④ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.

1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정성 여부

2. 기록물에 대한 보존기간의 재책정, 보류 또는 폐기

3. 그 밖의 보존기록물 폐기와 관련하여 필요한 사항

⑤ 심의회 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 회의를 시작하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

⑥ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1인을 두되, 간사는 기록물업무담당주사가 된다.

제13조(위원장의 직무) ① 위원장은 심의회를 대표하며, 심의회의 직무를 총괄한다.

② 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.

제14조(심의회 소집 및 경비지급) ① 심의회는 위원장 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.

② 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제2호서식에 따른 서면심의 의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 심의회에 참석한 것으로 보며 민간 전문가에 대하여는 예산의 범위에서 수당과 여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제15조(기록물평가 심사) ① 시 본청 및 소속 행정기관의 장은 보존기록물을 착오 없이 폐기하기 위하여 소속 공무원 중 5급 이상 1명을 포함한 각 담당별 6급 또는 7급 공무원을 기록물평가심사자(이하 “심사자”라 한다)로 지정하여야 한다.

② 제1항에 따른 심사자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 기록물평가심의서의 폐기대상 기록물 목록에 따라 소관부서의 보존기록물을 대사하고 폐기 여부를 심사

2. 소관부서별 기록물평가심의서 확정

③ 심사자는 기록물평가심사 결과에 대하여 별지 제3호서식에 따른 기록물 평가심의서를 기록관장이 지정하는 기일까지 심의회에 제출하여야 한다.

제16조(폐기) 모든 기록물은 심의회의 심의를 거쳐 폐기하여야 한다.

제17조(기록물관리 실태 점검 및 교육) ① 기록관장은 시 본청 및 소속 행정기관의 기록물관리 실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.

② 기록관장은 기록물정리 등 기록물관리 업무와 관련하여 시 본청 및 소속 행정기관의 처리과별 기록물관리 책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

제4장 기록물의 전산화 및 보안 관리

제18조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 하며, 그 시설은 “별표”와 같다.

② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

제19조(기록관리시스템 및 장비구축) ① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.

② 기록관리시스템은 시 본청 및 소속 행정기관 처리과와 국가기록원(또는 관할 전문관리기관)의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요 기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다.

제20조(주요 기록물의 전산화) 기록관장은 문서ㆍ간행물ㆍ시청각기록물 등 시 본청 및 소속 행정기관의 보존기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 각종 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제21조(전산화 기록물의 보존관리) 기록관장은 전산화 기록물을 디스크, 자기테이프, 디스켓, 광화일 또는 시디(CD)자료로 구분하여 관리한다.

제22조(전자기록물의 백업 및 보존) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.

② 백업담당자는 백업진행 상태를 월 1회 이상 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

제23조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 따른 보안관리를 철저히 하여야 하며, 「보안업무규정」이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.

② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제24조(긴급사태 시의 대비) 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운용하여야 한다.

제25조(점검) ① 기록관의 전산실근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검

2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리

② 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부

2. 보존기록물의 열람 및 대출상황의 점검

제5장 기록물의 열람 및 대출

제26조(열람 및 대출) ① 보존기록물의 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간과 같이 한다.

② 보존기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

③ 보존기록물을 열람하고자 하는 사람은 별지 제4호서식에 따른 보존기록물 열람대장에 그 내용을 기재하고, 보존기록물을 대출하고자 하는 사람은 별지 제5호서식에 따른 보존기록물의 대출 및 반납대장에 그 내용을 기재하여야 한다.

④ 보존기록물의 대출기간은 5일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.

⑤ 보존기록물을 대출받은 공무원이 해외출장, 국내장기출장, 전출, 휴ㆍ정직 및 퇴직할 때에는 그 기록물을 반납하여야 한다.

제27조(열람ㆍ대출의 제한) 기록관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 보존기록물에 대한 열람 또는 대출을 제한할 수 있다.

1. 비밀 또는 대외비기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우

2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

4. 그 밖에 기록물의 열람 또는 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물

6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우

8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제6장 행정자료실 관리

제28조(행정자료실의 설치) 행정자료실(이하 “자료실”이라 한다)에는 자료를 소장하기 위한 서가와 열람에 필요한 열람대를 설치하여야 한다.

제29조(간행물의 수집 및 제출) ① 시 본청 및 소속 행정기관의 처리과에서는 발간등록번호를 부여받아 발간한 간행물의 경우 간행물 3부를 자료실에 제출하여야 한다.

② 장기국외연수 및 공무국외여행을 마친 공무원이 그 결과물로 작성한 논문 또는 보고서를 작성한 경우 지체 없이 기록관장에게 1부 이상 제출하여야 하며, 여행 중에 수집한 일반도서 및 간행물 중에서 활용가치가 있다고 판단되는 자료는 자료실 비치용 1부 이상을 기록관장에게 제출할 수 있다.

제30조(일반도서 등의 구입) 기록관장은 직원의 업무연찬 및 정서함양과 시정자료로 활용할 가치가 있다고 판단되는 일반도서ㆍ간행물 등에 대하여 예산을 확보하고 예산의 범위에서 구입ㆍ비치할 수 있다.

제31조(열람 및 대출) ① 자료실의 열람은 시 소속 공무원과 일반인 누구나 할 수 있으며, 대출은 시 소속 공무원과 신분이 명확하고 자료 반납에 문제가 되지 않는 일반인에게 할 수 있다.

② 제1항에 따라 대출받고자 하는 사람은 별지 제6호서식의 대출대장에 기재하고 담당공무원에게 신분증을 제시하여야 한다.

제32조(대출기간․반납) ① 자료의 대출은 다음 각 호와 같다.

1. 대출한도 : 1회 3권 이내

2. 대출기간 : 1회 5일 이내

② 자료를 대출받은 사람은 대출기간이 만료되기 전까지 담당공무원에게 반납하거나 재대출을 신청하여야 한다.

제33조(자료의 관리) 수집된 자료는 등록번호를 부여하고 비치 목록을 전산으로 관리하여야 한다.

제7장 보칙

제34조(세부사항) 이 규정의 운영에 관한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.

부칙

제1조(시행일) 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

제2조(경과조치) 이 규정 시행 당시 종전의 규정에 따라 설치된 오산시 자료관은 이 규정에 따라 오산시 기록관이 설치된 것으로 본다.

부칙〈2010. 12. 1 훈령 제219호, 오산시 행정기구 설치조례 개정에 따른 오산시 조례 제정 및 개폐 청구 사무처리 규정 등의 정비에 관한 규정〉

제1조(시행일) 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

제2조 생략

[별표]

기록관의 보존시설 및 장비의 기준

구 분			종이기록물	전자기록물
1. 보존서고	서고 면적	고정식	1만권당 99㎡	1십만장당 80㎡
		이동식	고정식 면적의 40～60% 내외
2. 작 업 실	업무 작업실 면적		근무인원 1명당 7㎡(장비공간 별도)
	열람실 면적		근무인원 및 열람좌석 1명당 7㎡ (열람좌석은 개가식, 폐가식으로 구분하고 특수매체 열람공간 별도)
3. 장 비	공기조화설비		항온ㆍ항습 설비(보존기간 30년 이상 기록물)
	온습도계		항온ㆍ항습 설비 설치 서고당 1대
	소화설비		가스식 휴대형 소화기
	보안장비		이중 잠금장치 설치
4. 보존환경 유지기준	온도(℃)		18～22℃	18～22℃
	습도(%)		40～55% (변화율 10%이내)	35～45% (변화율 10%이내)
	조명		보존서고 100～300룩스, 전시관 50～200룩스(원본전시 기준)
5. 전산장비	주전산기		설 치
	저장장치		설 치
	입력장비		설 치
	통신장비		설 치
	열람장비		설 치
6. 마이크로 필름장비	판독복사기		설 치

※ 비고 : 1. 전산장비의 기준은 그 기관 또는 다른 기관과 공동 활용이 가능한 전산장비가 있는 경우에는 조정이 가능하다.

2. 마이크로필름 장비는 업무처리량, 보존기록물 종류 등을 고려하여 민간용역으로 처리 시 이를 설치하지 아니할 수 있다.

[별지 제1호서식]

기록물이관시기 연장신청서

기관명 :

일련번호	기록물철 분류번호	기록물철 제 목	생산년도	이 관 희망연도	연장사유

[별지 제2호서식]

기록물 서면심의 의결서

일 시
안 건
불참사유
검토의견
심사위원	직 위	성 명	의결내용		서 명
			가	부
위 원

[별지 제3호서식]

기록물평가심의서

기록물철분류번호	생산 연도	기록물철 제 목	보존기간 만 료 일	처리과		기록물관리 전문요원		심의회 의 견
				처리의견	사유	평가의견	사유

[별지 제4호서식]

보존기록물 열람대장

열 람 자		열람일시	열람 기록물			열람사유	비 고
소속	성명		생산연도	문 서 철 관리번호	제 목

[별지 제5호서식]

보존기록물 대출 및 반납대장

일련 번호	대 출 연월일	대출문서			대출자		대출 사유	반 납
		생산연도	문 서 철 관리번호	제 목	소 속	성 명		연월일	확인자

[별지 제6호서식]

행정자료 대출대장

등록 번호	도 서 명	대 출 자			대출일	반납일	확 인
		소속(주소)	전화번호	성 명